1. Inledning

Vårt åtagande om dataskydd

På Prologis (”Prologis” eller ”vi” eller ”oss”) är vi fast beslutna att skydda dina personuppgifter. Som personuppgiftsansvarig hanterar vi dina personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och strävar efter att vara transparenta i vår personuppgiftsbehandling. Detaljerad information om vår praxis finns i detta Integritetsmeddelande för leverantörer (”Integritetsmeddelande”).

Om du vill veta mer om Prologis och dess dotterbolag (”Prologis”) kan du besöka https://www.prologis.com/.

Detta integritetsmeddelande

Detta Integritetsmeddelande (”Integritetsmeddelande”) beskriver hur Prologis samlar in och behandlar personuppgifter om Prologis leverantörer som är privatpersoner (t.ex. egenföretagare) och representanter, anställda eller kontaktpersoner hos våra leverantörer som är juridiska personer (”leverantör”, ”du”) och är relevant för dig.

Grundläggande principer och Prologis åtaganden om dataskydd

När det gäller skyddet av dina personuppgifter har vi åtagit oss att följa följande grundläggande principer:

• Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till Prologis. Om du inte lämnar de personuppgifter som krävs för att vi effektivt ska kunna hantera vår relation med dig eller din arbetsgivare som tjänsteleverantör eller leverantör (t.ex. information som behövs för betalning, bedömning av kvalifikationer eller uppfyllande av rättsliga skyldigheter), kan det hända att vi inte längre har möjlighet att utnyttja dina tjänster.
• Vi samlar endast in och behandlar dina personuppgifter för de ändamål som anges i detta Integritetsmeddelande eller för specifika ändamål som vi delar med dig och/eller som du har samtyckt till. Dina uppgifter kommer inte att behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa syften.
• Vi kommer endast att samla in, behandla och använda de personuppgifter som krävs och inte mer än vad som krävs för de ändamål som beskrivs i detta Integritetsmeddelande.
• När vi behandlar dina personuppgifter vidtar vi lämpliga åtgärder för att hålla dem så korrekta och uppdaterade som möjligt.
• Vi har vidtagit ett antal säkerhetsåtgärder för att skydda dina uppgifter från missbruk, störningar, förlust, obehörig åtkomst, ändring eller utlämnande.
• Som regel sparar vi dina personuppgifter under den tidsperiod som är nödvändig för behandlingssyften eller under den tidsperiod som uttryckligen krävs enligt lag. Om uppgifterna inte längre behövs för något av de syften som beskrivs i detta Integritetsmeddelande och vi inte är skyldiga enligt lag att behålla dem, kommer vi att radera eller anonymisera dem.
• Dina personuppgifter kommer inte att delas, säljas, hyras ut eller lämnas ut på annat sätt än vad som beskrivs i detta Integritetsmeddelande. Vi kan dock komma att dela dina uppgifter när så krävs enligt lag och/eller av myndigheter.

Dessutom behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med tillämplig datalagstiftning, dvs:

• EU:s Dataskyddsförordning och Förenade kungarikets Dataskyddsförordning (”GDPR”);
• tillämpliga lagar i medlemsstaterna eller Storbritannien,
• alla obligatoriska riktlinjer eller rekommendationer som implementerar GDPR eller tillämpliga lagar i medlemsstaterna eller Storbritannien.

(tillsammans ”Tillämplig lagstiftning”).

2. Hur samlar vi in dina uppgifter?

Samlas in direkt från dig och genereras av Prologis

Prologis samlar in dina personuppgifter antingen direkt från dig eller via den leverantör eller tjänsteleverantör som du arbetar för.

Insamlade från tredje part

Vi kan också få personuppgifter om dig från andra källor, t.ex. en tredje part (t.ex. bakgrundsinformation från tredjepartsleverantörer, våra anställda eller affärsrelationer, t.ex. feedback om dig som vi får från andra entreprenörer eller våra anställda, allmänt tillgängliga källor för att bekräfta firmateckningsbefogenheter).

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Dessa personuppgifter kan innefatta:

• dina personuppgifter (t.ex. förnamn, efternamn, e-postadress, adress, telefonnummer, identitetshandling eller -information, foto- eller videoinspelning),
• information om din arbetsgivare (t.ex. namnet på ditt företag och din titel, befattning), och
• din finansiella information (t.ex. bankkontouppgifter) och ditt nationella försäkringsnummer.

För alla personer från våra leverantörer som har tillgång till våra datorsystem kan vi dessutom samla in följande typer av personuppgifter, inklusive:

• information om din funktion på Prologis (t.ex. befattning, affärsenhet, plats, tidszon, kostnadsställe, arbetsledare/chef),
• arbetsrelaterad information (t.ex. arbetsordernummer, identifikationsnummer, startdatum och slutdatum, status för eventuell nödvändig utbildning, faktureringsgrad och belopp),
• dina elektroniska identifieringsuppgifter där så krävs för att leverera produkter eller tjänster till vårt företag (t.ex. inloggning, lösenord, bricknummer och foto, IP-adress, onlineidentifierare/cookies, loggar, åtkomst och anslutningstider samt övervakningsbilder eller annan videoövervakning (endast om det är lagligt tillåtet och där det tydligt anges)), och
• viss efterlevnadsrelaterad information (t.ex. register över nödvändig utbildning).

4. Varför samlar vi in och använder dina personuppgifter?

Rättslig grund för behandlingen

Om du befinner dig i EU eller Storbritannien kommer vi, enligt tillämplig lagstiftning, endast att behandla dina personuppgifter i enlighet med följande rättsliga grund:

• Berättigat affärsintresse: Det är nödvändigt för våra legitima intressen och påverkar inte dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter på ett otillbörligt sätt. Observera att vi, när vi behandlar dina personuppgifter på denna grund, alltid försöker upprätthålla en balans mellan våra legitima intressen och din integritet.
• Avtal: Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder före avtalets ingående med dig eller för att fullgöra våra avtalsenliga skyldigheter gentemot dig (eller den leverantör eller tjänsteleverantör som du arbetar för).
• Rättsliga skyldigheter: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga skyldigheter (som inte omfattar avtalsenliga skyldigheter, t.ex. att genomföra due diligence av leverantörer eller utöva våra granskningsrättigheter).

Ändamål för vilka vi behandlar dina uppgifter

5. Bevarandetid

Vi kommer endast att lagra dina personuppgifter i våra system under den tid som krävs för att uppnå de syften för vilka vi samlar in dem enligt beskrivningen i detta Integritetsmeddelande, inklusive för att uppfylla eventuella rättsliga eller bokföringsmässiga krav. Vi kommer då att ta bort personuppgifterna från våra system eller permanent och på ett oåterkalleligt sätt göra dem anonyma för statistiska ändamål, vilket innebär att du inte kan kopplas till dem.

Observera att dina personuppgifter, i enlighet med tillämplig lagstiftning, kan lagras under en viss tidsperiod för Prologis legitima intressen och/eller för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter.

6. Överföring av dina uppgifter till tredje part och/eller utanför ditt hemland

Dela dina uppgifter med tredje part:

När vi delar dina personuppgifter med dotterbolag, andra organisationer och betrodda tredje parter ser vi till att endast göra det med enheter som säkerställer och skyddar dina uppgifter och följer tillämplig lagstiftning på samma eller liknande sätt som vi gör.

Betrodda tredje parter kan hjälpa oss att tillhandahålla IT-tjänster, t.ex. plattformsleverantörer, värdtjänster, underhåll och support för våra databaser samt för vår programvara och våra applikationer som kan innehålla uppgifter om dig, eller att för vår räkning utföra statistiska analyser i samband med användningen av karriärwebbplatsen.

Mer exakt kan de betrodda tredje parterna av dina personuppgifter vara:

• Utanför Prologis:
  • IT-leverantörer och leverantörer (plattformsleverantör, värdtjänster).
  • Leverantörer av molntjänster.
  • Externa rådgivare/byråer och konsulter.
  • Offentliga myndigheter.
• Inom Prologis:
  • Prologis medarbetare (t.ex. anställda, styrelseledamöter, investerare, praktikanter, entreprenörer, osv., som arbetar på olika avdelningar eller som är anställda av Prologis dotterbolag och filialer).
  • Andra interna team inom Prologis (t.ex. IT och potentiella chefer), och endast om det finns ett behov av att veta och med det enda syftet att tillhandahålla de tjänster du efterfrågar.

Dela dina personuppgifter internationellt:

Våra koncernbolag och utomstående entreprenörer och konsulter är verksamma över hela världen. Det innebär att vi kan behandla personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) och Storbritannien. Vi har dock vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter förblir skyddade i enlighet med detta meddelande. Dessa inkluderar implementering av dataöverföringsklausuler med våra tredjepartsleverantörer, entreprenörer och konsulter samt ett koncerninternt avtal för överföring av personuppgifter inom vår koncern.

7. Så skyddar vi dina personuppgifter

Vi förstår att säkerheten för dina personuppgifter är viktig. Vi skyddar dina personuppgifter från missbruk, störningar, förlust, obehörig åtkomst, ändringar eller utlämnande. Vi har vidtagit ett antal säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter. Vi genomför t.ex. åtkomstkontroller, använder brandväggar och säkra servrar samt krypterar personuppgifter. Observera dock att överföringar av information till oss via Internet aldrig kan garanteras vara 100 % säkra.

8. Dina rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning har du rätt till ett antal rättigheter och, i förekommande fall, kan du utöva dessa rättigheter när som helst.

Om det föreskrivs i Tillämplig lagstiftning kan du ha rätt till följande:

• Tillgång till de personuppgifter som vi har samt hur de används. Observera att vi kan vägra att ge dig information när det finns risk för att en annan persons personuppgifter lämnas ut eller när det negativt påverkar en annan persons rättigheter.
• Få dina personuppgifter korrigerande om de är felaktiga eller ofullständiga.
• Få dina personuppgifter raderade när:
  • dina personuppgifter inte längre är nödvändiga i förhållande till de ändamål för vilka vi samlade in dem, eller
  • du återkallar det samtycke som du tidigare hade gett oss för att behandla dina personuppgifter, och det inte finns någon annan rättslig grund för att behandla dessa personuppgifter, eller
  • du invänder mot att vi behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring, eller
  • du invänder mot att vi behandlar dina personuppgifter för Prologis berättigade intressen,
  • personuppgifterna inte behandlas lagligt, eller
  • dina personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig skyldighet,
  • under andra särskilda omständigheter som anges i tillämplig lokal

lagstiftning. Observera att vi inte kommer att radera sådana uppgifter om vi är skyldiga att behålla dem enligt lag.

• Begränsa vår behandling av dina personuppgifter (dvs. tillåta lagring men ingen ytterligare behandling). Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter om:
  • du inte anser att de personuppgifter vi har om dig är korrekta, eller
  • personuppgifterna inte behandlas på ett lagligt sätt, men du föredrar att vi begränsar behandlingen i stället för att radera personuppgifterna, eller
  • vi inte längre behöver dina personuppgifter för de ändamål vi samlade in dem, men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk, eller
  • du har invänt mot behandlingen av dina personuppgifter och väntar på att få bekräftat om dina intressen i samband med invändningen väger tyngre än de berättigade skälen för behandlingen av dina uppgifter.
• Invändning mot behandling: Du kan ha rätt att invända mot behandling som består i direktmarknadsföring och behandling som grundar sig på berättigat intresse och behandling.
• Fråga om dataportabilitet: Dina personuppgifter kan vara överförbara. Det innebär att de kan flyttas, kopieras eller överföras elektroniskt. Denna rättighet gäller dock endast i följande fall:
  • Behandlingen är baserad på ditt samtycke.
  • Behandlingen sker för att fullgöra ett avtal.
  • Baehandlingen sker på automatiserade sätt.
• Lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten för dataskydd i ditt land: Se: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

Tänk på att dessa rättigheter inte är absoluta och utövandet av var och en är föremål för vissa villkor i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Om de personuppgifter vi samlar in inte längre behövs för något ändamål och vi inte är skyldiga enligt tillämplig lagstiftning att behålla dem, kommer vi i alltid att göra vad vi kan för att radera, permanent avidentifiera eller anonymisera dem.

9. Utövande av dina rättigheter

Om du har några frågor, kommentarer eller klagomål angående detta Integritetsmeddelande eller behandlingen av dina personuppgifter, eller om du vill göra en förfrågan angående någon av dina rättigheter som registrerad person, kan du kontakta oss på[email protected].

Vi kommer att granska alla förfrågningar och lämna vårt svar inom de tidsramar som anges i tillämplig lagstiftning. Observera att vi kan behöva be dig om särskild information för att kunna bekräfta din identitet, garantera din rätt att få tillgång till denna information och undvika att dina personuppgifter lämnas ut till en person som inte har rätt att ta del av dem.

10. Ändringar i detta integritetsmeddelande

Prologis har rätt att ändra detta Integritetsmeddelande med jämna mellanrum för att återspegla utvecklingen av vår praxis på detta område. Om vi gör ändringar kommer vi att meddela dig om sådana ändringar genom att ändra datumet i slutet av detta Integritetsmeddelande. Vi kan också meddela dig om detta direkt (t.ex. genom att skicka ett meddelande till dig). Vi uppmuntrar dig att regelbundet läsa igenom detta Integritetsmeddelande för att hålla dig uppdaterad om hur Prologis skyddar dina personuppgifter.

Detta Integritetsmeddelande uppdaterades senast i november 2023.